Kategoriarkiv: Generalforsamling

Indlæg, som vedrører generalforsamlinger

Udsættelse af generalforsamling 2020 samt bestyrelsens årsberetning (B)

Kære alle grundejere

Grundejerforeningen er ligesom resten af samfundet i en ekstraordinær situation. Bestyrelsen har tidligere planlagt – og også informeret herom på hjemmesiden – at den kommende generalforsamling skulle afholdes den 11. maj.

Forsamlingsforbuddet for over ti personer gælder foreløbigt til og med 10. maj, og det er stadig usikkert, om dette forbud bliver forlænget. Vi kan heller ikke benytte kommunens lokaler til generalforsamling den 11. maj.

Bestyrelsen anerkender, at landets love går forud for grundejerforeningens vedtægter og udsætter derfor generalforsamlingen indtil det igen bliver tilladt at mødes mere end ti personer og vi kan få adgang til et lokale. Når dette sker, så indkalder vi til generalforsamling med minimum tre ugers varsel. Dagsorden bliver udsendt sammen med indkaldelsen.

Når det bliver tilladt at samles igen, så kan vi eventuelt begrænse deltagelsen til én person per grundejer. En anden mulighed vil være at afholde generalforsamlingen elektronisk, f.eks. via Skype eller lignende. Problemet med dette er, at det vil afholde nogle grundejere fra at deltage.

Fredensborg Kommune er tilsynsmyndighed for grundejerforeningen, så vi sender en kopi af denne beslutning til kommunen.

Kontakt gerne bestyrelsen eller skriv et indlæg på hjemmesiden, hvis du har indvendinger imod eller kommentarer til vores beslutning.

Forberedelsen til generalforsamling har vi gennemført, som om at generalforsamlingen skulle afholdes på normal vis:

  • Revisorgodkendt regnskab for 2019 samt budget for 2021 er vedhæftet denne e-mail. Send gerne en e-mail til bestyrelsen eller skriv et indlæg på hjemmesiden, hvis du/I har kommentarer eller spørgsmål til regnskab/budget.
  • Resten af dette nyhedsbrev udgør bestyrelsens beretning for 2020.
  • Hvis du/I har forslag, som du/I ønsker behandlet på generalforsamlingen, så opfordrer vi til, at man allerede nu indsender disse til bestyrelsen. Vi vil offentliggøre alle forslag på hjemmesiden, så alle – med interesse herfor – har en mulighed kommentere forslagene (gør det gerne på hjemmesiden).
  • Der var planlagt et indlæg fra en indbrudsekspert fra Bo Trygt på generalforsamlingen. Dette er stadig med på planen, men er blevet udskudt til vi kender en dato.
  • I år er følgende på valg:
    Kasserer Jens Emborg, nr. 201
    Bestyrelsesmedlem Erling Vraa, nr. 223
    Bestyrelsesmedlem Leif Andersen, nr. 216
    Suppleant John Hansen, nr. 209

Leif og Erling har meddelt, at de ikke genopstiller.

Bestyrelsen foreslår Anders Bjerregaard (nr. 217) som nyt bestyrelsesmedlem, men herudover mangler vi stadig et nyt medlem. Derfor opfordrer vi til, at man allerede nu overvejer, om man har lyst til at stille op som kandidat til bestyrelsen. 

Den øvrige bestyrelse, suppleant samt revisorer er først på valg næste år.

Årsberetning

Af det, der er sket i det sidste årsberetning, kan vi fremhæve følgende:

  1. Generelt
  • Det har været et stille og roligt år for grundejerforeningen. Vi har kun haft behov for tre bestyrelsesmøder, da der ikke har været de helt store emner at behandle. Mødereferaterne findes på hjemmesiden: BESTYRELSEN > ARKIV: BESTYRELSESMØDEREFERATER.
  1. Økonomi
  • Kommentarer til årsregnskab 2019:
    Regnskabet for 2019 viser et overskud på 7.171,79 kr og det skyldes primært:

    Legeplads: Blev ca. 2.500 kr mindre end budgetteret.

    Område: Blev ca. 1.800 kr mere end budgetteret, men for det fik vi også afviklet en arbejdsdag, købt stole og borde og bygget et nyt skur.

    Fester: Blev ca. 3.200 mindre end budgetteret og det skyldes at sommerfesten blev aflyst.

    Bankomkostninger: Blev ca. 1.100 kr mindre end budgetteret.

    Møder: Blev ca. 1.100 kr mindre end budgetteret og det skyldes at der ikke blev afholdt så mange bestyrelsesmøder som forventet.

  • Kommentarer til budget 2021:

    Legeplads: Selv om regnskabet for 2019 er mindre end budgetteret, fastholdes budgettet idet der stadig er end del vedligeholdelse.

    Område: Vi har hævet budgettet fordi vi regner med at der skal fældes flere træer og når det er sket, så skal der plantes nye.

    Bankomkostninger: Er sat lidt højere end regnskab 2019 men lidt mindre end budget 2020 idet der ikke forventes de store udsving her.

    Underskud: Hvis underskuddet bliver som forventes, vil det blive dækket af midler fra formuen.

    Kontingent og aktiver: Vi har en relativ stor formue på 122.583 kr. og har overvejet at sætte kontingentet ned. Men vi udsætter denne nedsættelse, da der forventes større udgifter til vedligeholdelse af fællesområder og legepladser.

  • Bankgebyrer:

    Nordea Bank er gået i selvsving og vil fremover have et gebyr på 1000 kr/år for at vi kan overføre mellem vores to konti (som vi skal have ifølge vedtægterne – det kræver to underskrifter at overføre penge). Vi har talt med Bjarne Dueholm, nr. 202, som hjælper os med at finde en løsning. Problemet er, at vi bliver betragtet som erhverv. Bjarne siger med baggrund i sin revisorerfaring, at det kan være et reelt problem, hvis én person alene har fuld adgang til foreningens formue.

  • Restancer:

    Der er ingen restancer i kontingentbetalingerne.

  1. Fællesmråder og legepladser
  • Henkastet affald:

    Der er flere gange over en længere periode blevet smidt haveaffald på begge legepladser. Dette er naturligvis helt uacceptabelt, både af æstetiske grunde men også af hensyn til græsslåning.  Det er nok ikke sandsynligt at affaldet på den vestlige legeplads stammer fra et medlem af vores egen grundejerforening. Vi har derfor sendt en e-mail til vores nabogrundejerforening vedr. problemet.

    På den østlige legeplads har vi også konstateret, at der er savet i barken på et af de større træer. Den slags hærværk er naturligvis også helt uacceptabelt.

  • Uheld ved træfældning:

    Lørdag den 16. november 2019 havde vi en arbejdslørdag for at fælde nogle af de udgåede asketræer langs Ullerødvej. En grundejer, der er vant til træfældning, havde en motorsav hjemme og tilbød at hjælpe, inden motorsaven skulle afleveres igen. Der var kun behov for, at vi var 4-5 personer ud over savføreren selv. Derfor havde vi ikke lavet en generel indkaldelse til arbejdslørdagen, men spurgte dem, som vi mente kunne komme. Der blev ikke uddelt gavekort i forbindelse med dette arbejde.

    Træfældningen gik desværre galt. Der var meget fokus på, at træet ikke skulle ramme og ødelægge en af kommunens gadelamper. Da træet begyndte at vælte, hang en af grenene fast i nabotræet med det resultat, at træet væltede i den forkerte retning – ind over hækken til nr. 106. Ud over at ødelægge hækken, så ramte træets sidegrene et tørrestativ samt enden af huset, hvilket medførte skader på sternbrædderne og nogle tagsten.

    John reparerede hækken ved at sætte tre nye hækplanter, mens resten har kørt som en forsikringssag. Forsikringen har betalt for skaderne (ekskl. hæk) og sagen dermed er afsluttet.

    Som konsekvens af dette, har bestyrelsen besluttet, at vi ikke fremover selv fælder større træer, men betaler os fra det af en professionel. Vi kan eventuelt selv save de fældede træer op i mindre stykker til brænde og bortkøre resten.

  • Fældning af yderligere udgåede asketræer:

    Vi er i kontakt med to parter vedrørende fældning af de resterende 7 asketræer.

    Vi taler for øjeblikket med en lokal gartner og med personen, som fældede de store fyrtræer ved den nedlagte fællesantenne.

    Den lokale gartner skal have 15.000 kr. for alle 7 træer. Den anden har vi ikke fået nogen pris fra endnu.

    I samme forbindelse vil vi gerne have gode råd mht. beskæringer på den vestlige legeplads samt hvad vi på lang sigt skal gøre med træerne mod hestefolden langs Lågegyden. 

    Der er flere muligheder i spil: Vi kan bare få lagt træerne ned og selv save de fældede træer op til brænde og bortkøre resten. Eller vi kan få en all-inclusive aftale. Hvis vi vælger selv at deltage i arbejdet, vil det nok ikke blive som en arbejdslørdag, men med de ressourcer, som bestyrelsen kan finde.

  • Vedligeholdelse af kommunale veje og stier:

    Vi har stadig et udestående mht. et kommunalt inspektionsbesøg af, hvad vi mener er dårlig vedligeholdelse af kommunale stier og veje. Bolden ligger hos os, så vi forventer at kontakte kommunen i løbet af sommeren. Det bedste tidspunkt for en inspektion er, når ukrudtet på stier og parkeringspladser er i kraftig vækst.

    Til gengæld ser det ud til, at der efter Bents henvendelse til kommunen, er kommet styr på snerydning og saltning af stier og veje.

  1. Corona
  • Ud over udsættelse af generalforsamling, så har Corona situationen kun relevans for os mht. legepladserne. Da vi ikke har observeret uansvarlig brug af legepladserne, ser vi det ikke som et problem og har derfor ikke afspærret disse. Men vi opfordrer til, at legepladserne benyttes mindst muligt og uden tæt kontakt og af maks. 10 personer. Det samme gælder brug af boulebanen på den vestlige legeplads. Vi har ikke sat håndsprit op, da disse formentligt hurtigt vil forsvinde.

  1. Sociale arrangementer
  • Generelt:

    De sociale arrangementer er med til at give os et fællesskab på Hjortevænget, hvilket er med til at gøre området attraktivt og desuden give større tryghed, f.eks. mht. indbrud. Desværre har tilslutningen været faldende de seneste år. Hvis nogle af grundejerne har gode ideer til disse arrangementer, så ser bestyrelsen meget gerne, at man henvender sig med henblik på planlægning.

  • Sommerfest 2019:

    Sommerfesten 2019 var planlagt til 24. august, men blev aflyst pga. for lille tilmelding. Bestyrelsen diskuterer stadig, hvilken dato i hvilken måned der vil være bedst. Vi modtager gerne forslag.

  • Arbejdslørdage 2019:

    Arbejdslørdagen var planlagt til samme dato som sommerfesten. Da sommerfesten blev aflyst, så blev arbejdslørdagen det også. Generelt er der ikke den helt store tilslutning til arbejdslørdagene, og det er normalt de samme 12-15 personer, som møder op. Bestyrelsen har derfor besluttet, at vi i langt større omfang vil betale os fra at få det nødvendige arbejde udført. Men vi er også lidt triste over denne beslutning, da det normalt er meget hyggelige arbejdslørdage, vi plejer at have. Det er også en god mulighed for at mødes med sine naboer.

  • Fastelavn 2020:

    Fastelavnsfesten for hele familien blev afholdt den 23. februar og var som sædvanlig en stor succes. Der var tilmeldt 59 børn/voksne, fordelt på 15 huse. Som sædvanlig var det Claus, med stor hjælp fra John, Helle og Hans Jørgen, som stod for arrangementet. Stor tak til alle.

  • Sommerfest 2020:

    Sommerfesten var planlagt til den 20. juni. Den aflyser vi for i år.

  • Arbejdslørdage 2020/2021:

    Indtil videre er arbejdslørdage aflyst. Hvis det bliver tilladt og afstandsmæssigt er forsvarlig, kan disse arrangementer blive aktuelle igen.

  • Borde, stole og festtelte:

    Grundejerforeningen har anskaffet borde, festtelte og senest også 36 stole. Disse udlånes til grundejerne ved henvendelse til John Hansen, nr. 209, i det omfang de ikke skal bruges til grundejerforeningsarrangementer.

  1. Hjemmeside
  • Det er stadig et problem, at grundejerne ikke giver meddelelse om ændring af e-mailadresser. Vi har uddelt sedler i samtlige postkasser med opforddring til at ajourføre sin(e) e-mailadresser. Dette kan man gøre på hjemmesiden, når man er logget ind.

  • Grundejere, som ønsker mere end ét login kan få det ved henvendelse til bestyrelsen.

  1. Nabohjælp
  • Skilte:

    Det er vedtaget, at vi anskaffer og opsætter Nabohjælpskilte, som det blev besluttet på sidste generalforsamling. Dette udføres, når det igen bliver muligt at anskaffe skiltene. Vi skal desuden have godkendelse af kommunen til skiltenes placering.

  • Overvågningskameraer:

    Vi har fra politiet fået en e-mail med opfordring til at registrere sine overvågningskameraer, hvis man har sådanne installeret. Denne e-mail er videresendt til alle grundejere.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen
Grundejerforeningen Ullerødgård Nord

(B) Godt Nytår !

Bestyrelsen vil gerne med dette nyhedsbrev ønske alle beboerne på Hjortevænget et godt nytår.

godt_nytaar_lilla2

Det har for bestyrelsen været et stille år, hvor vi vil fremhæve følgende:

  • Generalforsamlingen blev afholdt den 24. maj. Der var ikke indkommet forslag til behandling på mødet. Kun 25% af grundejerne var repræsenteret. I bestyrelsen ser vi gerne, at mange flere møder op. Referat fra mødet kan findes her på hjemmesiden under menuen »Generalforsamling«.
  • Der blev afholdt en arbejdslørdag den 26. maj, hvor vi foretog vedligeholdelse af legepladserne samt fældede en del udgåede træer langs Ullerødvej.
  • Vi måtte aflyse den planlagte sommerfest den 18. august, dels på grund af for få tilmeldinger, dels på grund af manglende ressourser til at stå for arrangementet. Sommerfesterne har tidligere været en stor succes, så vi ser gerne, at de fortsætter. Hvis nogen har forslag til, hvordan vi kan øge interessen herfor, så hører vi gerne fra jer. Start eventuelt en diskussion her på hjemmesiden.
  • John Hansen har bygget et nyt og stort flot skur til os, så vi har plads til foreningens fællesting. Stor tak til John.
  • Vi har afholdt bestyrelsesmøde den 7. august og den 5. december. Begge referater findes her på hjemmesiden under menuen »Bestyrelsen«.

På det seneste bestyrelsesmøde fastlagde vi datoer for de fleste arrangementer i det kommende år:

  • Der afholdes fastelavnsfest den 3. marts 2019 kl. 14. Invitationer udsendes i løbet af januar.
  • Næste generalforsamling er fastlagt til tirsdag den 21. maj 2019 kl. 19:00, med forbehold for, at vi kan få et lokale denne dag. Vi har aftalt med borgmesteren, at han deltager i mødet. Nærmere information følger senere.
  • Næste arbejdslørdag finder sted den 25. maj 2019 kl. 10-13. Nærmere information følger senere.
  • Sommerfesten er fastlagt til den 24. august 2019. Nærmere information følger senere.
  • Næste bestyrelsesmøde er fastsat til den 10. april 2019.

For at kunne sende vigtige meddelelser og anden vigtig information til jer, er det vigtigt, at I sørger for, at jeres e-mailadresse er opdateret. Opdatér selv jeres kontaktoplysninger her på hjemmesiden eller send en e-mail til bestyrelsen.

Godt nytår

Med venlig hilsen
Bestyrelsen

December 2018

(B) Nyt fra bestyrelsen

Kære grundejer

Bestyrelsen har netop holdt bestyrelsesmøde og vil – her forud for general­for­sam­lingen den 24. maj – gerne informere om hvordan det går i grundejer­foreningen.

Her på hjemmesiden kan man finde referater fra bestyrelsesmøderne, inklusiv det netop afholdte.

Selvom der ikke er de helt store emner på dagsordenen denne gang, så håber vi på, at I alle vil møde op til generalforsamlingen. Dette gælder ikke mindst de, som er flyttet ind på Hjortevænget i løbet af de sidste par år.

På generalforsamlingen vil I – ud over at deltage i behandlingen af de punkter, som er på dagsordenen – også have muligheden for at hygge sig med jeres naboer. Bestyrelsen sørger for chips og drikkevarer.

Det reviderede regnskab for 2017, budget for 2019 samt dagsordenen for generalforsamlingsmødet kan ligeledes findes her på hjemmesiden.

Generalforsamlingen finder sted

  • Torsdag den 24. maj 2018 kl. 19:00 på Græstedgård

Indkaldelse er tidligere blevet udsendt på e-mail og lagt på hjemmesiden.
Tilmelding er ikke nødvendigt.

Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalfor­sam­ling, skal ifølge vedtægterne være bestyrelsen i hænde senest den 10. maj. Indkomne forslag bliver lagt på hjemmesiden inden generalforsamlingen.

Arbejdslørdag og tur til Nivågårds Rododendronpark

Arbejdslørdage er blevet til en tradition, og derfor indbyder vi grundejerne til at deltage i en arbejdsdag

  • Lørdag den 26. maj 2018 fra kl. 10-13

Vi mødes på den vestlige legeplads og bestyrelsen sørger for sandwicher og drikkevarer. Af hensyn til traktementet vil vi gerne bede om en vejledende tilmelding under menuen ARRANGEMENTER.

Vi vil tage os af følgende ting, som trænger til en kærlig hånd (afhænger af antal deltagere):
  –  Maling af legeredskaber på den østlige legeplads
  –  Nyt barkflis på den vestlige legeplads
  –  Nederste trin på stigen på den vestlige legeplads er defekt.
      Rebstigen erstattes med ny.
  –  Ukrudtslugning og beskæringer af træer og buske
  – Antennekasse på legeplads fjernes

Efter vi er færdige kl. 13, så har bestyrelsen arrangeret en tur til Nivågårds Rododendronpark. Bestyrelsen sørger for nødvendige forfriskninger. Turen forventes at vare fra kl. 13:30-17:00.

Sommerfest

Sommerfesten er allerede nu planlagt til

  • Lørdag den 18. august 2018 kl. 18.00

Sommerfesten vil blive planlagt i detaljer på næste bestyrelsesmøde, hvorefter vi udsender flere informationer og åbner for tilmelding.

Hjemmeside

E-mail og hjemmesiden er de vigtigste måder, hvorpå bestyrelsen kan kommunikere med grundejerne. Det er en stor opgave at holde medlems­fortegnelsen ajour. Derfor er det vigtigt, at alle selv holder sine kontakt­oplysninger ajour. Man kan rette sine oplysninger, herunder e-mailadresse, under menuen MINE SIDER > REDIGER MIN PROFIL.

Ved ejerskifte så husk, at både ny og gammel ejer har pligt til at meddele grundejerforeningens kasserer kontaktoplysninger samt at ejerskifte har fundet sted.

Det er også en større opgave at holde hjemmesidens oplysninger vedlige. Derfor vil det være en kæmpehjælp – hvis man finder fejl og mangler på hjemmesiden – at gøre bestyrelsen/webmaster opmærksom på det.

Ordensreglement

På sidste generalforsamling lovede bestyrelsen at udsende en e-mail til grundejerne med påmindelse om vedtægter og ordensregler. Dette er sket og med ordensreglementet vedhæftet e-mailen. Vedtægter og udstyknings­deklaration kan findes her på hjemmesiden.

Bestyrelsen ønsker ikke at »lege politi« med hensyn til vedtægterne og ordens­reglerne, men opfordrer selvfølgeligt grundejerne til at overholde disse. Som bestyrelsen ser det, så drejer det sig om, at vi bor et sted hvor der er plads til alle og hvor vi også tager hensyn til hinanden.

Erfaringen viser, at man skal være specielt opmærksomme på disse forhold:

  • Hvornår man må bruge motorredskaber og andre støjende redskaber i haven. Ifølge ordensreglementet bør det så vidt muligt undgås at bruge støjende motorredskaber
    –  efter kl. 19.00 på hverdage
    –  efter kl. 17.00 på lørdage
    –  før kl. 10.00 og efter kl. 14.00 på søn- og helligdage
  • Ifølge ordensreglementet bør det undgås at aflæsse haveafklip, jord, sten og lignende materialer uden for egen grund eller indkørsel.
  • Hvor man må parkere? Ifølge den tinglyste udstykningsdeklaration, så må »parkering uden for parcellerne kun ske på de hertil indrettede parkeringsarealer«. Vendepladserne er til for, at større køretøjer skal kunne vende – ikke til parkering.
  • Ifølge ordensreglementet bør det undgås at henstille trailere udenfor egen grund eller indkørsel.
  • Hvem har lyst til at træde i en hunde-høm-høm, når man klipper hæk eller går på stierne eller i græsrabatterne?
  • Hastighed på vores veje. Tænk på at der er legende børn. Vi vil jo også gerne undgå, at det bliver nødvendigt at sætte vejbump op på stikvejene.

Har I spørgsmål eller er der noget I er i tvivl om, så er I altid velkomne til at kontakte bestyrelsen. Kontaktoplysninger findes på hjemmesiden.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen G/F Ullerødgård Nord

(B) Indkaldelse til ordinær generalforsamling torsdag den 24. maj kl. 19:00

Kære grundejer

Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling i grundejerforeningen torsdag den 24. maj kl. 19:00 på Græstedgård, Græstedgårdsvej 1 A. Dagsorden og regnskab bliver lagt her på hjemmesiden efter næste bestyrelsesmøde (3. maj) under menuen “Generalforsamling“.

Forslag skal ifølge vedtægterne være bestyrelsen i hænde senest 10. maj.

Husk, at du/I kan anvende en fuldmagt, hvis du/I er forhindrede i at møde op, men vi glæder os naturligvis til at se dig/jer.

/med venlig hilsen
Bestyrelsen GFUN

(B) Problemer med download af dokumenter her på hjemmesiden

(B) Indkaldelse til ordinær generalforsamling tirsdag den 23. maj kl. 19:00

(B) Nyt fra bestyrelsen

(B) Indkaldelse til generalforsamling torsdag den 19. maj kl. 19:00

(B) Referatet fra ordinær generalforsamling 2015 kan nu hentes som pdf-fil

(B) Nyt fra bestyrelsen og kommende generalforsamling