Kære alle grundejere

Som det blev meddelt i en e-mail den 3. maj 2020 og på hjemmesiden den 4. maj, så blev den ordinære generalforsamling 2020 udsat på ubestemt tid. Fredensborg Kommune, som er tilsynsmyndighed for grundejerforeningen har accepteret denne beslutning.

Nu forsøger vi igen at afholde generalforsamlingen i kommunale lokaler. Vi afholdt et kort bestyrelsesmøde den 4. september – altså før smittekurven igen gik den forkerte vej. Her aftalte vi at vi skulle forsøge at booke et kommunalt lokale, hvilket lykkedes i sidste uge.

Derfor indkalder vi hermed til ordinær generalforsamling 2020:

Søndag den 18. oktober kl. 12:00 i Medborgerhuset Egedal, Egedalsvej 2, 

Da vi stadig lider under Covid-19, så vil generalforsamlingen blive afholdt med begrænsninger. Det er vigtigt for os at sikre, at vi ikke bidrager til smittespredningen ved at afholde generalforsamling.

Følgende vil gælde:

• I lokalet vi har lånt, er der plads til 62 siddende personer med den afstand der nu kræves/anbefales. Forsamlingsforbudet er netop sænket til 50 personer og da grundejerforeningen har 53 medlemmer, så er dette ikke nok til, at alle grundejere kan møde op. Vi har dog aldrig oplevet, at samtlige grundejere er mødt op, så vi forventer at der er plads nok. Der er flere grundejere, som ofte møder op med to personer til generalforsamlingerne. Teoretisk set giver dette 106 personer, hvilket er langt over de tilladte 50.
  Bestyrelsen har derfor besluttet at vi vil anmode om, at man tilmelder sig generalforsamlingen senest fredag den 16. oktober. Man tilmelder sig her på hjemmesiden (husk at logge ind først) og kan tilmelde 1 eller 2 personer. I tilfældet af, at der er mere end 50 tilmeldinger, så er første prioritet naturligvis, at alle grundejere er repræsenteret med 1 person. Vi vil derefter trække lod om, hvem der kan møde op med to personer. Så ved tilmelding er man sikret én plads og man vil senere få besked på, om nr. 2 person også kan deltage.
  Normalt er vi langt færrere end 50 personer til generalforsamlingerne, så vi forventer ikke, at det bliver nødvendigt at begrænse deltagerantallet.
• Vi følger løbende coronasituationen, og hvis sund fornuft siger os – når vi nærmer os den 18. oktober – at vi bør aflyse generalforsamlingen, så gør vi det. Hvis kommunen på grund af en forværret situation stopper for, at vi kan låne lokalet, eller hvis myndighederne nedjusterer forsamlingsforbuddet til under 50 personer eller generelt anbefaler at sådanne arrangementer ikke afholdes, så aflyses generalforsamlingen – også med kort varsel. Hvis det sker, så vil generalforsamlingen for 2020 blive helt aflyst indtil næste ordinære generalforsamling i maj 2021.
• Eventuel aflysning af generalforsamlingen vil blive meddelt grundejerne pr. e-mail samt slået op på hjemmesiden.
• Vi forventer naturligvis, at ingen møder op, hvis man har corona-lignende symptomer.
• Bestyrelsen sørger for, at der vil være håndsprit m.m. tilgængelig.

Generel information om generalforsamlingen:

• Da de sociale arrangementer i grundejerforeningen er blevet aflyst i år efter coronastarten, så vil grundejerforeningen gerne efter generalforsamlingen byde på et stykke smørrebrød samt lidt at drikke. Der vil kun være forplejning til dem, som forinden har tilmeldt sig generalforsamlingen.
• Regnskab 2019/budget 2021 og årsberetning 2019 blev udsendt pr. e-mail og lagt her på hjemmesiden i begyndelsen af maj. Bestyrelsen har ikke efterfølgende modtaget kommentarer eller indsigelser til det udsendte.
• I år er følgende på valg:
  Kasserer Jens Emborg, nr. 201
  Bestyrelsesmedlem Erling Vraa, nr. 223
  Bestyrelsesmedlem Leif Andersen, nr. 216
  Suppleant John Hansen, nr. 209
  Leif og Erling har meddelt, at de ikke genopstiller.
  Anders Bjerregaard (nr. 217) og Rasmus Bruun Svendsen (nr. 303) har indvilliget i at stille op til valg til bestyrelsen.
• Ifølge vedtægterne, så skal forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen, dvs. senest 4. oktober 2020. Forslag bedes sendt pr. e-mail til bestyrelsen eller lagt i postkassen i nr. 219. Indkomne forslag vil blive offentliggjort på hjemmesiden før afholdelse af generalforsamlingen.
• Dagsorden for generalforsamlingen finder du her.
• Hvis du er forhindret i at komme til generalforsamlingen, så kan du ifølge vedtægternes §10 overdrage din stemmeafgivning ved skriftlig fuldmagt til en myndig person, som tilhører din egen husstand, eller til et andet medlem af foreningen. Du kan finde en fuldmagtsformular her.
• Der var oprindeligt planlagt et indlæg fra en indbrudsekspert fra Bo Trygt på generalforsamlingen. Dette er stadig med på planen, men er udskudt til den ordinære generalforsamling i maj 2021.
• Vi har fået en henvendelse fra Fredensborg Kommune vedrørende affaldssortering, se her.
  Et kort resumé af denne henvendelse: Vi får i første omgang to nye affaldscontainere med to rum, hvilket senere bliver udvidet med en ekstra container, da vores nuværende »sorte« skraldespand bliver erstattet af to containere for henholdsvis madaffald og restaffald. Kommunen beder os om at tage stilling til, om vi ønsker individuelle affaldscontainere eller vi gerne vil have fælles affalds-øer, f.eks. på legepladserne eller på fælles flisearealer. Og så alligevel ikke, da der åbenbart er kommet nye bekendtgørelser, som kræver at containerne skal placeres på hver parcel.
  
  Vi har lidt svært ved at forstå, hvad vi skal tage stilling til, da forudsætningerne er meget uklare:
   –  Skal vi have individuelle containere, eller kan vi have fælles affalds-øer?
   –  Hvor store er containerne? Vi bad om at kunne få et par containere på prøve inden/til generalforsamlingen for at kunne vurdere disse, men det kunne ikke lade sig gøre, da affald håndteres af et privat firma! Kommunen oplyste, at containerne er udstillet på genbrugspladsen, men ved henvendelse her fik vi at vide, at de var blevet fjernet igen!
   –  Hvor tit bliver de enkelte containere tømt?
   –  Kan man evt. slå sig sammen med naboen om fælles containere?
   –  Kan man fravælge containere (f.eks. glas og metal) og selv køre affaldet væk på genbrugspladsen?
   –  Hvad er merprisen for tømning i forhold til nu? Og er der forskel i pris på de forskellige løsninger?

Kære alle grundejere

Grundejerforeningen er ligesom resten af samfundet i en ekstraordinær situation. Bestyrelsen har tidligere planlagt – og også informeret herom på hjemmesiden – at den kommende generalforsamling skulle afholdes den 11. maj.

Forsamlingsforbuddet for over ti personer gælder foreløbigt til og med 10. maj, og det er stadig usikkert, om dette forbud bliver forlænget. Vi kan heller ikke benytte kommunens lokaler til generalforsamling den 11. maj.

Bestyrelsen anerkender naturligvis, at landets love går forud for grundejerforeningens vedtægter og udsætter derfor generalforsamlingen indtil det igen bliver tilladt at mødes mere end ti personer og vi kan få adgang til et lokale. Når dette sker, så indkalder vi til generalforsamling med minimum tre ugers varsel. Dagsorden bliver udsendt sammen med indkaldelsen.

Når det bliver tilladt at samles igen, så kan vi eventuelt begrænse deltagelsen til én person per grundejer. En anden mulighed vil være at afholde generalforsamlingen elektronisk, f.eks. via Skype eller lignende. Problemet med dette er, at det vil afholde nogle grundejere fra at deltage.

Fredensborg Kommune er tilsynsmyndighed for grundejerforeningen, så vi sender en kopi af denne beslutning til kommunen.

Kontakt gerne bestyrelsen eller skriv et indlæg på hjemmesiden, hvis du har indvendinger imod eller kommentarer til vores beslutning.

Forberedelsen til generalforsamling har vi gennemført, som om at generalforsamlingen skulle afholdes på normal vis:

• Revisorgodkendt regnskab for 2019 samt budget for 2021 kan hentes her på hjemmesiden. Send gerne en e-mail til bestyrelsen eller skriv et indlæg på hjemmesiden, hvis du/I har kommentarer eller spørgsmål til regnskab/budget.
• Resten af dette nyhedsbrev udgør bestyrelsens beretning for 2020.
• Hvis du/I har forslag, som du/I ønsker behandlet på generalforsamlingen, så opfordrer vi til, at man allerede nu indsender disse til bestyrelsen. Vi vil offentliggøre alle forslag på hjemmesiden, så alle – med interesse herfor – har en mulighed kommentere forslagene (gør det gerne på hjemmesiden).
• Der var planlagt et indlæg fra en indbrudsekspert fra Bo Trygt på generalforsamlingen. Dette er stadig med på planen, men er blevet udskudt til vi kender en dato.
• I år er følgende på valg:
  Kasserer Jens Emborg, nr. 201
  Bestyrelsesmedlem Erling Vraa, nr. 223
  Bestyrelsesmedlem Leif Andersen, nr. 216
  Suppleant John Hansen, nr. 209

Leif og Erling har meddelt, at de ikke genopstiller.

Bestyrelsen foreslår Anders Bjerregaard (nr. 217) som nyt bestyrelsesmedlem, men herudover mangler vi stadig et nyt medlem. Derfor opfordrer vi til, at man allerede nu overvejer, om man har lyst til at stille op som kandidat til bestyrelsen. 

Den øvrige bestyrelse, suppleant samt revisorer er først på valg næste år.

Årsberetning

Af det, der er sket i det sidste årsberetning, kan vi fremhæve følgende:

1. Generelt

• Det har været et stille og roligt år for grundejerforeningen. Vi har kun haft behov for tre bestyrelsesmøder, da der ikke har været de helt store emner at behandle. Mødereferaterne findes på hjemmesiden: BESTYRELSEN > ARKIV: BESTYRELSESMØDEREFERATER.

2. Økonomi

• Kommentarer til årsregnskab 2019
  Regnskabet for 2019 viser et overskud på 7.171,79 kr og det skyldes primært:
  
  Legeplads: Blev ca. 2.500 kr mindre end budgetteret.
  
  Område: Blev ca. 1.800 kr mere end budgetteret, men for det fik vi også afviklet en arbejdsdag, købt stole og borde og bygget et nyt skur.
  
  Fester: Blev ca. 3.200 mindre end budgetteret og det skyldes at sommerfesten blev aflyst.
  
  Bankomkostninger: Blev ca. 1.100 kr mindre end budgetteret.
  
  Møder: Blev ca. 1.100 kr mindre end budgetteret og det skyldes at der ikke blev afholdt så mange bestyrelsesmøder som forventet.
  
  
• Kommentarer til budget 2021
  

  Legeplads: Selv om regnskabet for 2019 er mindre end budgetteret, fastholdes budgettet idet der stadig er end del vedligeholdelse.

  Område: Vi har hævet budgettet fordi vi regner med at der skal fældes flere træer og når det er sket, så skal der plantes nye.

  Bankomkostninger: Er sat lidt højere end regnskab 2019 men lidt mindre end budget 2020 idet der ikke forventes de store udsving her.

  Underskud: Hvis underskuddet bliver som forventes, vil det blive dækket af midler fra formuen.

  Kontingent og aktiver: Vi har en relativ stor formue på 122.583 kr. og har overvejet at sætte kontingentet ned. Men vi udsætter denne nedsættelse, da der forventes større udgifter til vedligeholdelse af fællesområder og legepladser.

• Bankgebyrer
  Nordea Bank er gået i selvsving og vil fremover have et gebyr på 1000 kr/år for at vi kan overføre mellem vores to konti (som vi skal have ifølge vedtægterne – det kræver to underskrifter at overføre penge). Vi har talt med Bjarne Dueholm, nr. 202, som hjælper os med at finde en løsning. Problemet er, at vi bliver betragtet som erhverv. Bjarne siger med baggrund i sin revisorerfaring, at det kan være et reelt problem, hvis én person alene har fuld adgang til foreningens formue.
  
  
• Restancer
  Der er ingen restancer i kontingentbetalingerne.

3. Fællesmråder og legepladser

• Henkastet affald
  

  Der er flere gange over en længere periode blevet smidt haveaffald på begge legepladser. Dette er naturligvis helt uacceptabelt, både af æstetiske grunde men også af hensyn til græsslåning.  Det er nok ikke sandsynligt at affaldet på den vestlige legeplads stammer fra et medlem af vores egen grundejerforening. Vi har derfor sendt en e-mail til vores nabogrundejerforening vedr. problemet.

  På den østlige legeplads har vi også konstateret, at der er savet i barken på et af de større træer. Den slags hærværk er naturligvis også helt uacceptabelt.

• Uheld ved træfældning
  

  Lørdag den 16. november 2019 havde vi en arbejdslørdag for at fælde nogle af de udgåede asketræer langs Ullerødvej. En grundejer, der er vant til træfældning, havde en motorsav hjemme og tilbød at hjælpe, inden motorsaven skulle afleveres igen. Der var kun behov for, at vi var 4-5 personer ud over savføreren selv. Derfor havde vi ikke lavet en generel indkaldelse til arbejdslørdagen, men spurgte dem, som vi mente kunne komme. Der blev ikke uddelt gavekort i forbindelse med dette arbejde.

  Træfældningen gik desværre galt. Der var meget fokus på, at træet ikke skulle ramme og ødelægge en af kommunens gadelamper. Da træet begyndte at vælte, hang en af grenene fast i nabotræet med det resultat, at træet væltede i den forkerte retning – ind over hækken til nr. 106. Ud over at ødelægge hækken, så ramte træets sidegrene et tørrestativ samt enden af huset, hvilket medførte skader på sternbrædderne og nogle tagsten.

  John reparerede hækken ved at sætte tre nye hækplanter, mens resten har kørt som en forsikringssag. Forsikringen har betalt for skaderne (ekskl. hæk) og sagen dermed er afsluttet.

  Som konsekvens af dette, har bestyrelsen besluttet, at vi ikke fremover selv fælder større træer, men betaler os fra det af en professionel. Vi kan eventuelt selv save de fældede træer op i mindre stykker til brænde og bortkøre resten.

• Fældning af yderligere udgåede asketræer
  

  Vi er i kontakt med to parter vedrørende fældning af de resterende 7 asketræer.

  Vi taler for øjeblikket med en lokal gartner og med personen, som fældede de store fyrtræer ved den nedlagte fællesantenne.

  Den lokale gartner skal have 15.000 kr. for alle 7 træer. Den anden har vi ikke fået nogen pris fra endnu.

  I samme forbindelse vil vi gerne have gode råd mht. beskæringer på den vestlige legeplads samt hvad vi på lang sigt skal gøre med træerne mod hestefolden langs Lågegyden. 

  Der er flere muligheder i spil: Vi kan bare få lagt træerne ned og selv save de fældede træer op til brænde og bortkøre resten. Eller vi kan få en all-inclusive aftale. Hvis vi vælger selv at deltage i arbejdet, vil det nok ikke blive som en arbejdslørdag, men med de ressourcer, som bestyrelsen kan finde.

• Vedligeholdelse af kommunale veje og stier
  

  Vi har stadig et udestående mht. et kommunalt inspektionsbesøg af, hvad vi mener er dårlig vedligeholdelse af kommunale stier og veje. Bolden ligger hos os, så vi forventer at kontakte kommunen i løbet af sommeren. Det bedste tidspunkt for en inspektion er, når ukrudtet på stier og parkeringspladser er i kraftig vækst.

  Til gengæld ser det ud til, at der efter Bents henvendelse til kommunen, er kommet styr på snerydning og saltning af stier og veje.

4. Corona

• Ud over udsættelse af generalforsamling, så har Corona situationen kun relevans for os mht. legepladserne. Da vi ikke har observeret uansvarlig brug af legepladserne, ser vi det ikke som et problem og har derfor ikke afspærret disse. Men vi opfordrer til, at legepladserne benyttes mindst muligt og uden tæt kontakt og af maks. 10 personer. Det samme gælder brug af boulebanen på den vestlige legeplads. Vi har ikke sat håndsprit op, da disse formentligt hurtigt vil forsvinde.

5. Sociale arrangementer

• Generelt
  De sociale arrangementer er med til at give os et fællesskab på Hjortevænget, hvilket er med til at gøre området attraktivt og desuden give større tryghed, f.eks. mht. indbrud. Desværre har tilslutningen været faldende de seneste år. Hvis nogle af grundejerne har gode ideer til disse arrangementer, så ser bestyrelsen meget gerne, at man henvender sig med henblik på planlægning.
  
  
• Sommerfest 2019
  Sommerfesten 2019 var planlagt til 24. august, men blev aflyst pga. for lille tilmelding. Bestyrelsen diskuterer stadig, hvilken dato i hvilken måned der vil være bedst. Vi modtager gerne forslag.
   
• Arbejdslørdage 2019
  Arbejdslørdagen var planlagt til samme dato som sommerfesten. Da sommerfesten blev aflyst, så blev arbejdslørdagen det også. Generelt er der ikke den helt store tilslutning til arbejdslørdagene, og det er normalt de samme 12-15 personer, som møder op. Bestyrelsen har derfor besluttet, at vi i langt større omfang vil betale os fra at få det nødvendige arbejde udført. Men vi er også lidt triste over denne beslutning, da det normalt er meget hyggelige arbejdslørdage, vi plejer at have. Det er også en god mulighed for at mødes med sine naboer.
  
  
• Fastelavn 2020
  Fastelavnsfesten for hele familien blev afholdt den 23. februar og var som sædvanlig en stor succes. Der var tilmeldt 59 børn/voksne, fordelt på 15 huse. Som sædvanlig var det Claus, med stor hjælp fra John, Helle og Hans Jørgen, som stod for arrangementet. Stor tak til alle.
   
• Sommerfest 2020
  Sommerfesten var planlagt til den 20. juni. Den aflyser vi for i år.
   
• Arbejdslørdage 2020/2021
  Indtil videre er arbejdslørdage aflyst. Hvis det bliver tilladt og afstandsmæssigt er forsvarlig, kan disse arrangementer blive aktuelle igen.
  
  
• Borde, stole og festtelte
  Grundejerforeningen har anskaffet borde, festtelte og senest også 36 stole. Disse udlånes til grundejerne ved henvendelse til John Hansen, nr. 209, i det omfang de ikke skal bruges til grundejerforeningsarrangementer.

6. Hjemmeside

• Det er stadig et problem, at grundejerne ikke giver meddelelse om ændring af e-mailadresser. Vi har uddelt sedler i samtlige postkasser med opforddring til at ajourføre sin(e) e-mailadresser. Dette kan man gøre på hjemmesiden, når man er logget ind.
  
  
• Grundejere, som ønsker mere end ét login kan få det ved henvendelse til bestyrelsen.

7. Nabohjælp

• Skilte
  Det er vedtaget, at vi anskaffer og opsætter Nabohjælpskilte, som det blev besluttet på sidste generalforsamling. Dette udføres, når det igen bliver muligt at anskaffe skiltene. Vi skal desuden have godkendelse af kommunen til skiltenes placering.
  
  
• Overvågningskameraer
  Vi har fra politiet fået en e-mail med opfordring til at registrere sine overvågningskameraer, hvis man har sådanne installeret. Denne e-mail er videresendt til alle grundejere.

Der har siden i går været problemer med download af dokumenter, f.eks. regnskab og generalforsamlingsreferater, her på hjemmesiden.

Det er naturligvis uheldigt, her kort før generalforsamlingen. Vi har intet ændret på hjemmesiden, så fejlen må skyldes ændringer foretaget af vores webhoteludbyder. Vi arbejder naturligvis på at få løst problemet. Hvis det mod forventning ikke er løst i løbet af et par dage, så udsender vi regnskab og referat fra sidste generalforsamling til alle grundejere pr. e-mail.

Status 2017-05-10: Der er fundet en midlertidig løsning på problemet, så det skulle igen være muligt at hente dokumenterne i arkivet.

/med venlig hilsen
Bestyrelsen

Bestyrelsen vil gerne sige tak for en god generalforsamling. Nu har vi noget at gå videre med.

Referatet fra generalforsamlingen er netop blevet godkend, og dette er sket i overensstemmelse med vedtægterne. Du kan downloade referatet som pdf-fil fra vores arkiv. Også stor tak til Dorthe Landert for at skrive referatet.

Vi håber på at kunne holde det første bestyrelsesmøde inden for de næste par uger. Efter mødet vil vi udsende et nyhedsbrev som opfølgning på de beslutninger, som blev vedtaget på generalforsamlingen.

Med venlig hilsen
Bestyrelsen